0114-KDIP2-1.4010.178.2026.2.MW

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu faktycznego

A. BV (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest spółką prawa niderlandzkiego, z siedzibą w Niderlandach (w miejscowości …) zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT w Polsce. Spółka należy do grupy prowadzącej działalność w sektorze (…). Przedmiotem działalności Spółki jest opracowywanie, rejestracja, wprowadzanie do obrotu oraz sprzedaż (…). Spółka rozwija ofertę (…).

Spółka funkcjonuje w ramach międzynarodowej grupy kapitałowej, której podmiotem dominującym najwyższego szczebla jest B. Ltd. - japońska korporacja handlowa notowana na Giełdzie Papierów Wartościowych (…), prowadząca działalność w wielu sektorach gospodarki, w tym m.in. w sektorze (…).

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w Polsce poprzez wyodrębniony organizacyjnie oddział zagranicznego przedsiębiorstwa, wpisany do KRS - C. Sp. z o.o. Oddział w Polsce (dalej: C. Oddział lub Oddział lub Oddział w Polsce), zarejestrowany pod numerem KRS (…), i mający jako oddział siedzibę (biuro) w (…). Oddział działa w Polsce od 2010 r. i prowadzi na terytorium Polski działalność w zakresie dystrybucji, marketingu i sprzedaży środków (…) oferowanych przez Spółkę Działalność Oddziału obejmuje w szczególności sprzedaż hurtową (…) na rzecz profesjonalnych odbiorców (dystrybutorów, przedsiębiorstw …), a także prowadzenie doradztwa technicznego i wsparcia (…) dla klientów na rynku polskim.

Oddział nie posiada odrębnej podmiotowości prawnej - stanowi część zagranicznej osoby prawnej. Podatnikiem VAT pozostaje spółka macierzysta (podmiot zagraniczny / head Office), a nie Oddział. Na cele rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych oraz na cele VAT, w tym wystawiania faktur, Wnioskodawca wykorzystuje NIP (1), pod którym jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Jednocześnie, Oddział pełni rolę zakładu pracy, zatrudniając pracowników, tak więc na cele realizacji zadań płatnika w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozliczeń składek płatnych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział wykorzystuje NIP (2).

Spółka jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e- Faktur (dalej: KSeF), zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną FA(3). W związku z powyższym, po stronie Spółki pojawiły się wątpliwości dotyczące prawidłowego sposobu prezentowania danych identyfikacyjnych sprzedawcy na fakturach sprzedażowych oraz zakupowych. W praktyce występują rozbieżności pomiędzy literalnym brzmieniem przepisów ustawy o VAT a linią interpretacyjną organów podatkowych dotyczącą obowiązku wskazywania adresu zagranicznej siedziby podatnika.

W szczególności, wątpliwość Spółki dotyczy tego, jakie dane identyfikujące sprzedawcę - w zakresie nazwy i adresu - powinny być wskazywane na fakturze ustrukturyzowanej jako sprzedawca, przy czym numerem identyfikacji podatkowej (NIP) wskazywanym na fakturze będzie zawsze NIP (1) przyporządkowany Spółce jako podatnikowi VAT. Spółka rozważa następujące opcje (warianty) oznaczania danych sprzedawcy na fakturach ustrukturyzowanych:

Opcja 1 - dane spółki macierzystej (nazwa i adres zagraniczny): w elemencie Podmiot1 faktury ustrukturyzowanej wskazane zostaną wyłącznie dane spółki macierzystej, tj.:

Nazwa: A

Adres: (…), Niderlandy

NIP: (1).

Opcja 2 - nazwa spółki macierzystej z adresem polskim (adres Oddziału w Polsce): w elemencie Podmiot1 faktury ustrukturyzowanej wskazane zostaną następujące dane:

Nazwa: A.

Adres: (…), Polska

NIP: (1)

Opcja 3 - dane Oddziału w Polsce (nazwa i adres Oddziału w Polsce): w elemencie Podmiot1 faktury ustrukturyzowanej wskazane zostaną następujące dane:

Nazwa: C. Sp. z o.o. Oddział w Polsce

Adres: (…), Polska

NIP: (1)

Opcja 4 - Dane spółki macierzystej w Podmiot1 oraz dane Oddziału w Podmiot3: w elemencie Podmiot1 faktury ustrukturyzowanej wskazane zostaną dane spółki macierzystej:

Podmiot1- Nazwa: A.

Podmiot1 - Adres: (…), Niderlandy

Podmiot1 - NIP: (1)

Natomiast w elemencie Podmiot3 z oznaczeniem roli jako oddział sprzedającego wskazane zostaną dane polskiego Oddziału:

Podmiot3 - Nazwa: C. Sp. z o.o. Oddział w Polsce

Podmiot3 - Adres: (…), Polska

Ponadto Spółka wskazuje, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej na terytorium Polski, za pośrednictwem Oddziału, Spółka otrzymuje również faktury zakupowe (faktury dokumentujące nabycie towarów i usług). Faktury te są wystawiane na NIP (1), tj. NIP Spółki jako podatnika VAT. Niemniej, w praktyce może zdarzyć się, że kontrahenci Spółki umieszczą na tych fakturach różne warianty danych nabywcy, a mianowicie:

• nazwę spółki macierzystej (A. BV) i adres zagraniczny ((…), Niderlandy);
• nazwę spółki macierzystej (A. BV) i adres polski ((…) );
• nazwę polskiego Oddziału w Polsce (C. Sp. z o.o. Oddział w Polsce) i adres polski ((…);
• inne kombinacje powyższych danych - przy czym we wszystkich przypadkach NIP wskazany na fakturze to NIP (1).

Wszystkie powyższe faktury zakupowe dokumentują rzeczywiste nabycie towarów i usług, które służą wykonywaniu działalności opodatkowanej VAT prowadzonej przez Spółkę za pośrednictwem Oddziału w Polsce.

Pytania

1. W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, czy prawidłowe jest oznaczenie danych sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej wystawianej w ramach Opcji 1, tj. poprzez wskazanie wyłącznie nazwy spółki macierzystej (A.) oraz adresu jej siedziby w Niderlandach ((…), Niderlandy), przy jednoczesnym podaniu NIP (1)?

2. W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, czy prawidłowe jest oznaczenie danych sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej w ramach Opcji 2, tj. poprzez wskazanie nazwy spółki macierzystej (A.) oraz adresu polskiego Oddziału ((…)), przy jednoczesnym podaniu NIP (1)?

3. W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, czy prawidłowe jest oznaczenie danych sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej w ramach Opcji 3, tj. poprzez wskazanie nazwy polskiego Oddziału (C. Sp. z o.o. Oddział w Polsce) oraz adresu Oddziału ((…)), przy jednoczesnym podaniu NIP (1)?

4. W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, czy prawidłowe jest oznaczenie danych sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej w ramach Opcji 4, tj. poprzez wskazanie w elemencie Podmiot1 danych spółki macierzystej (nazwa: A.; adres: (…), Niderlandy; NIP: (1)), a jednocześnie wskazanie w elemencie Podmiot3 z rolą oznaczają jako oddział sprzedającego danych polskiego Oddziału (nazwa: C. Sp. z o.o. Oddział w Polsce; adres: (…))?

5. W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, czy Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych, na których jako nabywca wskazany jest NIP (1), niezależnie od tego, czy w pozostałych danych nabywcy (nazwa i adres) figurują dane spółki macierzystej z adresem zagranicznym, dane spółki macierzystej z adresem polskim, czy też dane polskiego Oddziału z adresem polskim, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków materialnych prawa do odliczenia VAT?

6. W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, czy Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.) wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, na których jako nabywca wskazany jest NIP (1), niezależnie od tego, czy w pozostałych danych nabywcy (nazwa i adres) figurują dane spółki macierzystej z adresem zagranicznym, dane spółki macierzystej z adresem polskim, czy też dane polskiego Oddziału z adresem polskim, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów?

Niniejsza interpretacja stanowi odpowiedź na pytanie nr 6 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Odnośnie pytań 1-5 w zakresie podatku od towarów i usług, wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 6

W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, zdaniem Spółki ma ona prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi zawierającymi NIP (1), niezależnie od wariantu danych nabywcy (nazwa i adres) zamieszczonych na fakturze.

Uzasadnienie dotyczące pytania nr 6

Spółka stoi również na stanowisku, że wydatki udokumentowane fakturami zakupowymi, na których jako nabywca wskazany jest NIP (1), mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.; dalej: ustawa o CIT), niezależnie od konkretnego wariantu danych nabywcy zamieszczonego na fakturze.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Warunkami zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów są:

• poniesienie wydatku przez podatnika;
• definitywność wydatku;
• związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz z osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów;
• właściwe udokumentowanie wydatku;
• niezaliczenie wydatku do katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

W analizowanym stanie faktycznym, warunek właściwego udokumentowania wydatku jest spełniony niezależnie od wariantu danych nabywcy wskazanych na fakturze. Kluczowe znaczenie ma bowiem to, czy faktura odzwierciedla rzeczywistą transakcję i umożliwia identyfikację podatnika ponoszącego wydatek. Skoro NIP wskazany na fakturze (1) jednoznacznie identyfikuje A. jako podatnika CIT prowadzącego działalność w Polsce za pośrednictwem Oddziału, to wariant danych nabywcy w zakresie nazwy i adresu (czy jest to nazwa spółki macierzystej z adresem zagranicznym, czy nazwa spółki macierzystej z adresem polskim, czy nazwa Oddziału z adresem polskim) nie wpływa na spełnienie materialnych przesłanek zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy przy tym podkreślić, że w świetle utrwalonego orzecznictwa sądów administracyjnych, wadliwości formalne dokumentu (np. błędny adres) nie stanowią samodzielnej podstawy do odmowy zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli nie budzą wątpliwości co do rzeczywistego charakteru transakcji i tożsamości jej stron (m.in. wyrok NSA z dnia 27 marca 2014 r., sygn. akt II FSK 167/13; wyrok NSAz dnia 21 marca 2013 r., sygn. akt II FSK 1552/11; wyrok NSAz dnia 29 maja 2012 r., sygn. akt II FSK 2323/10). W analizowanym przypadku nie występuje żadna wątpliwość co do tożsamości podatnika - zarówno A., jak i C. Sp. z o.o. Oddział w Polsce oznaczają ten sam podmiot, identyfikowany za pomocą tego samego NIP.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku dotyczące pytania nr 6 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r., poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Obowiązkiem podatników jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, na których jako nabywca wskazany jest NIP (1), niezależnie od tego, czy w pozostałych danych nabywcy (nazwa i adres) figurują dane spółki macierzystej z adresem zagranicznym, dane spółki macierzystej z adresem polskim, czy też dane polskiego Oddziału z adresem polskim, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522, dalej: uor).

Stosownie do art. 20 ust. 1 uor:

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 uor:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 uor:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2. korygujące poprzednie zapisy;

3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 uor:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stosownie do art. 21 ust. 1a uor:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1. w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2. w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Jak stanowi art. 22 ust. 1 uor:

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 elementy dowodu księgowego, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania faktur VAT. W polskim prawie podatkowym faktury reguluje ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Według art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy o VAT:

Faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;

2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15. kwotę należności ogółem.

Na mocy obowiązującego od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy VAT podatnicy są co do zasady zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Mając na uwadze powyższe należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.

Z ww. uregulowań wynika, że faktura powinna m.in. jednoznacznie określać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy oraz ich adresy. Faktura powinna zawierać dane nabywcy towaru lub usługi i dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako wystawca i nabywca powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji.

Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Zatem, co do zasady, faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać nazwę podatnika z jego danymi i numerem NIP. Dodatkowo, w celu łatwiejszej identyfikacji, oprócz danych identyfikacyjnych Spółki, faktury mogą zawierać informacje dodatkowe pozwalające na identyfikację oddziału (np. nazwę jaką posługuje się w obrocie gospodarczym oraz jego adres).

Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy. Chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy, to niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwości identyfikacji nabywcy na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym i jedynym wzorem faktury ustrukturyzowanej jest struktura logiczna FA(3). Podatnicy stosujący oprogramowanie interfejsowe w postaci elektronicznej, są zobligowani przestrzegać zasady obowiązujące w Krajowym Systemie e- Faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e- Faktur (dalej: KSeF), zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną FA(3). Spółka wskazuje, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej na terytorium Polski, za pośrednictwem Oddziału, Spółka otrzymuje również faktury zakupowe (faktury dokumentujące nabycie towarów i usług). Faktury te są wystawiane na NIP (1), tj. NIP Spółki jako podatnika VAT. Niemniej, w praktyce może zdarzyć się, że kontrahenci Spółki umieszczą na tych fakturach różne warianty danych nabywcy, a mianowicie:

• nazwę spółki macierzystej (A.) i adres zagraniczny ((…), Niderlandy);
• nazwę spółki macierzystej (A.) i adres polski ((…));
• nazwę polskiego Oddziału w Polsce (C. Sp. z o.o. Oddział w Polsce) i adres polski ((…);
• inne kombinacje powyższych danych - przy czym we wszystkich przypadkach NIP wskazany na fakturze to NIP (1).

Wszystkie powyższe faktury zakupowe dokumentują rzeczywiste nabycie towarów i usług, które służą wykonywaniu działalności opodatkowanej VAT prowadzonej przez Spółkę za pośrednictwem Oddziału w Polsce.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa faktury zakupowe potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i stanowią dowody księgowe tj. dowody źródłowe umożliwiające jednoznaczną identyfikację rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, to przedstawiony sposób udokumentowania faktu ich poniesienia (niezależnie od wariantu danych nabywcy wskazanych na fakturze) jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Tym samym, w ocenie organu, skoro w przedstawionych okolicznościach faktura ustrukturyzowana będzie odzwierciedlała rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych i będzie wskazywała na podmioty faktycznie biorące w nich udział, w tym NIP prawidłowo identyfikujący Spółkę (nabywcę), to w przypadku spełnienia pozostałych przesłanek warunkujących uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z uwzględnieniem wyłączeń wskazanych w art. 16 ww. ustawy), Spółka (nabywca) będzie uprawniona do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na podstawie takiej faktury, niezależnie od wskazanego na fakturze wariantu nazwy i adresu Spółki (nabywcy).

Zatem Państwa stanowisko dotyczące pytania nr 6 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa wyroków sądowych, wskazać należy, że dotyczą one konkretnych, indywidualnych spraw podatnika. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.