0114-KDIP2-2.4010.209.2026.2.ASK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanufaktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 7 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę na finansowanie pracownikom kosztów energii/paliwa do jazd prywatnych podczas ich dłuższych nieobecności z uwzględnieniem limitu 75% wskazanego w art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy o CIT.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 25 czerwca 2026 r. (data wpływu 25 czerwca 2026 r.) oraz pismem z 20 lipca 2026 r. (data wpływu 20 lipca 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca, spółka A. sp. z o.o. (dalej jako: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest osobą prawną, polskim rezydentem podatkowym dla celów podatku dochodowego od osób prawnych i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka prowadzi działalność w zakresie prowadzenia (...), działań marketingowych odnośnie produktów (...) sprzedawanych w Polsce przez inne spółki z Grupy B. oraz innych usług niematerialnych.

Spółka zatrudnia pracowników i jest z tego tytułu płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Ze względu na charakter prowadzonej działalności oraz w celu realizacji zadań służbowych Wnioskodawca oddaje pracownikom do nieodpłatnego używania samochody osobowe. Pracownicy mogą wykorzystywać samochody również do użytku prywatnego, m.in. w zakresie dojazdu do miejsca stałego świadczenia pracy bądź miejsca wykonywania obowiązków służbowych.

Obecnie, samochody, o których mowa w niniejszym wniosku, są w przeważającej większości elektryczne, jedynie niewielka ich liczba to samochody spalające tradycyjne paliwa. W treści niniejszego wniosku ujmujemy łącznie samochody zasilane dowolnego rodzaju energią.

Wnioskodawca posiada wewnętrzną politykę zawierającą wytyczne wskazujące na sposób korzystania przez pracowników z pojazdów służbowych (dalej jako: „Polityka (flotowa)”). Polityka flotowa reguluje pokrywanie przez pracodawcę kosztów raty leasingowej pojazdu oraz wydatków związanych z posiadaniem samochodu służbowego, przygotowaniem ich do używania oraz eksploatacją, w tym kosztów paliwa/energii elektrycznej czy konserwacji (np. przegląd okresowy), a także ubezpieczenia OC/AC.

Zapisy Polityki flotowej zakładają co do zasady ograniczenie wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wyłącznie do sytuacji dojazdu do/z miejsca świadczenia pracy przez pracowników. Jednak pracownicy zachowują prawo do użytkowania samochodu służbowego niezależnie od związku ze świadczeniem pracy, w tym w czasie dłuższych nieobecności (np. urlop, choroba, urlop macierzyński).

Spółka pokrywa za pracowników koszty paliwa/energii poniesione celu wykonywania pracy/ obowiązków służbowych; zwykle energia/paliwo jest tankowane/ładowana przez pracownika w dniu świadczenia pracy lub bezpośrednio sąsiadującym (np. w sobotę po tygodniu pracy).

Wykorzystywane są w tym celu tzw. karty paliwowe lub do ładowarek energetycznych.

Jednocześnie, Spółka nie pokrywa ani nie refunduje natomiast pracownikom kosztów energii/paliwa w sytuacjach/okresach czasu, gdy pracownik nie wykonywał pracy, w tym podczas dłuższych nieobecności (tj. gdy brak jest bezpośredniego związku pomiędzy świadczeniem pracy przez pracownika a przejazdem prywatnym, np. podczas przebywania na urlopie wypoczynkowym, urlopie macierzyńskim, czy też podczas choroby pracownika/okresu zwolnienia lekarskiego).

Pracownicy nie ponoszą odpłatności z tytułu użytkowania samochodu, stąd też pracodawca rozpoznaje jako przychód pracowników pełną wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych w wysokości ustalonego ryczałtu w kwocie: 250 zł albo 400 zł miesięcznie, w myśl zapisów art. 12 ust. 2a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz.U. 2025 poz. 163, dalej jako: „ustawa o PIT”). Spółka stosuje ryczałt w jednej ze wskazanych wyżej kwot niezależnie od tego, czy pokrywała na rzecz danego pracownika w danym miesiącu koszty energii/paliwa.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Obecnie Spółka nie finansuje pracownikom paliwa/energii do jazd prywatnych w okresach dłuższych nieobecności. Spółka otrzymuje jednak sygnały od reprezentacji pracowników, w tym związków zawodowych, które – kierując się zasadą wyrażoną w ugruntowanym orzecznictwie podatkowym, iż kwota ryczałtowego przychodu z tytułu używania samochodu służbowego dla celów prywatnych obejmuje również koszty paliwa/energii, bez ustawowych ograniczeń - postulują zmianę podejścia pracodawcy. W związku z tym, Spółka chce zweryfikować potencjalne skutki podatkowe ewentualnej zmiany swojej Polityki flotowej (Zdarzenie przyszłe) w taki sposób, aby w pełni finansować pracownikom koszty paliwa/energii elektrycznej zużytej do jazd prywatnych samochodami służbowymi również podczas ich dłuższych nieobecności (np. urlopu macierzyńskiego, dłuższej choroby czy innej długotrwałej nieobecności). Finansowanie to odbywałoby się bez wprowadzania ograniczeń kwotowych czy ilościowych, co w efekcie może spowodować sytuacje, w których pracownik w okresie takiej dłuższej nieobecności zużyje bardzo duże ilości paliwa/energii, sfinansowane w całości przez Spółkę. Spółka rozważa przedmiotową zmianę w kontekście wątpliwości co do tego, czy brzmienie w/w przepisu podatkowego nie daje żadnych wytycznych ani ograniczeń co do limitów wartościowych czy ilościowych sfinansowanego paliwa/energii dla samochodów służbowych użytkowanych prywatnie, w trybie mieszanym. W szczególności, Spółka nie ma pewności prawnej, czy przepis podatkowy nie nakazuje Spółce finansowania przedmiotowego paliwa/energii bez ograniczeń, bez możliwości wprowadzenia ograniczeń wynikających z możliwości finansowo- organizacyjnych Spółki.

W tym kontekście, jeśli prawidłowa jest informacja (strona 3 otrzymanego wezwania), że art. 12 ust. 2a ustawy PIT (i inne przepisy podatkowe) określają jedynie skutki podatkowe korzystania z samochodów służbowych dla celów prywatnych i nie wynikają z nich obowiązki pracodawcy co do finansowania pracownikowi kosztów paliwa wykorzystywanego dla celów prywatnych, to prosilibyśmy o potwierdzenie tego w treści interpretacji. Będzie to bardzo ważna przesłanka do rozważenia przy ewentualnej decyzji o wdrożeniu zmiany przedstawionej powyżej.

Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 25 czerwca 2026 r. (data wpływu 25 czerwca 2026 r.))

1. Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, w przypadku gdy Spółka zdecyduje się na finansowanie pracownikom kosztów paliwa/energii elektrycznej zużytych do jazd prywatnych samochodami służbowymi również w okresach ich dłuższych nieobecności w pracy (np. urlop, urlop macierzyński, dłuższa choroba itd.), wartość tego sfinansowanego paliwa/energii będzie mieścić się w kwocie zryczałtowanego przychodu określonego w art. 12 ust. 2a Ustawy o PIT, w związku z czym na Spółce jako płatniku nie będzie ciążył obowiązek doliczania do przychodów pracowników z tego tytułu dodatkowych kwot (ponad kwotę ryczałtu) oraz pobierania od nich zaliczki na podatek dochodowy?

2. Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym wydatki poniesione przez Spółkę na finansowanie pracownikom (potencjalnie znacznych) kosztów energii/paliwa do jazd prywatnych podczas ich dłuższych nieobecności będą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodów (z uwzględnieniem limitu 75% wskazanego w art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy o CIT)?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast odpowiedź na pytania nr 1 w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie udzielona odrębnym rozstrzygnięciem.

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 25 czerwca 2026 r. (data wpływu 25 czerwca 2026 r.))

Stanowisko Wnioskodawcy do Pytania 2:

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na sfinansowanie pracownikom energii/paliwa do jazd prywatnych podczas ich dłuższych nieobecności będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem limitu 75% określonego w art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Decyzja o zapewnieniu energii bądź paliwa do celów prywatnych stanowić będzie element polityki kadrowej Spółki (koszty pracownicze). Zapewnienie pracownikom kompleksowych benefitów pozapłacowych – w tym udogodnienia polegającego na zagwarantowaniu pokrycia kosztów paliwa do jazd prywatnych bez ograniczeń, realizując tym samym postulaty załogi (także w czasie urlopów czy innych dłuższych nieobecności) - ma bezpośredni wpływ na budowanie pozytywnych relacji ze stroną społeczną, motywację personelu, lojalność wobec pracodawcy, zmniejszenie rotacji kadr, a także wzmacnia konkurencyjność Spółki na rynku pracy. Działania te bezsprzecznie przyczyniają się do zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów Wnioskodawcy. Z uwagi na fakt, że będą to koszty eksploatacji samochodów osobowych, znajdzie do nich zastosowanie ograniczenie z art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2026 r., poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

· został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

· jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

· pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

· poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

· został właściwie udokumentowany,

· nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Z powyższego wynika zatem, że aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą podmiotu.

Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W większości przypadków związek kosztu z przychodem nie nasuwa żadnych wątpliwości. Są jednak sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest tak jednoznaczny. Wszystkie te sytuacje należy zatem rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku. Należy w tym miejscu podkreślić, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, która ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie: „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”, „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Związek ten może być bezpośredni lub pośredni. Koszty pośrednio związane z osiąganymi przychodami są to takie koszty, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. Nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Skoro ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z określonym celem, to musi być on widoczny. Ponoszone koszty winny ten cel realizować lub co najmniej zakładać go jako realny.

Zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Obowiązkiem podatnika jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu. Drugi z elementów zawarty w art. 15 ust. 1 omawianej ustawy stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą, ponoszony wydatek nie może być ujęty w zawartym w art. 16 ust. 1 katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (…).

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT:

nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Jak wynika z wniosku zatrudniają Państwo pracowników i są z tego tytułu płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Ze względu na charakter prowadzonej działalności oraz w celu realizacji zadań służbowych Spółka oddaje pracownikom do nieodpłatnego używania samochody osobowe. Pracownicy mogą wykorzystywać samochody również do użytku prywatnego, m.in. w zakresie dojazdu do miejsca stałego świadczenia pracy bądź miejsca wykonywania obowiązków służbowych. Samochody, o których mowa we wniosku, są w przeważającej większości elektryczne, jedynie niewielka ich liczba to samochody spalające tradycyjne paliwa.

Spółka posiada wewnętrzną politykę zawierającą wytyczne wskazujące na sposób korzystania przez pracowników z pojazdów służbowych (dalej jako: „Polityka flotowa”). Polityka flotowa reguluje pokrywanie przez pracodawcę kosztów raty leasingowej pojazdu oraz wydatków związanych z posiadaniem samochodu służbowego, przygotowaniem ich do używania oraz eksploatacją, w tym kosztów paliwa/energii elektrycznej czy konserwacji (np. przegląd okresowy), a także ubezpieczenia OC/AC.

Zapisy Polityki flotowej zakładają co do zasady ograniczenie wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wyłącznie do sytuacji dojazdu do/z miejsca świadczenia pracy przez pracowników. Jednak pracownicy zachowują prawo do użytkowania samochodu służbowego niezależnie od związku ze świadczeniem pracy, w tym w czasie dłuższych nieobecności (np. urlop, choroba, urlop macierzyński).

Spółka pokrywa za pracowników koszty paliwa/energii poniesione celu wykonywania pracy/ obowiązków służbowych; zwykle energia/paliwo jest tankowane/ładowana przez pracownika w dniu świadczenia pracy lub bezpośrednio sąsiadującym (np. w sobotę po tygodniu pracy).

Wykorzystywane są w tym celu tzw. karty paliwowe lub do ładowarek energetycznych. Jednocześnie, Spółka nie pokrywa ani nie refunduje natomiast pracownikom kosztów energii/paliwa w sytuacjach/okresach czasu, gdy pracownik nie wykonywał pracy, w tym podczas dłuższych nieobecności (tj. gdy brak jest bezpośredniego związku pomiędzy świadczeniem pracy przez pracownika a przejazdem prywatnym, np. podczas przebywania na urlopie wypoczynkowym, urlopie macierzyńskim, czy też podczas choroby pracownika/okresu zwolnienia lekarskiego).

Pracownicy nie ponoszą odpłatności z tytułu użytkowania samochodu, stąd też pracodawca rozpoznaje jako przychód pracowników pełną wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych w wysokości ustalonego ryczałtu w kwocie: 250 zł albo 400 zł miesięcznie, w myśl zapisów art. 12 ust. 2a ustawy o PIT. Spółka stosuje ryczałt w jednej ze wskazanych wyżej kwot niezależnie od tego, czy pokrywała na rzecz danego pracownika w danym miesiącu koszty energii/paliwa.

W uzupełnieniu wniosku z 25 czerwca 2026 r. (data wpływu z 25 czerwca 2026 r.) wskazali Państwo, że obecnie Spółka nie finansuje pracownikom paliwa/energii do jazd prywatnych w okresach dłuższych nieobecności. Spółka otrzymuje jednak sygnały od reprezentacji pracowników, w tym związków zawodowych, które – kierując się zasadą wyrażoną w ugruntowanym orzecznictwie podatkowym, iż kwota ryczałtowego przychodu z tytułu używania samochodu służbowego dla celów prywatnych obejmuje również koszty paliwa/energii, bez ustawowych ograniczeń - postulują zmianę podejścia pracodawcy. W związku z tym, Spółka chce zweryfikować potencjalne skutki podatkowe ewentualnej zmiany swojej Polityki flotowej (Zdarzenie przyszłe) w taki sposób, aby w pełni finansować pracownikom koszty paliwa/energii elektrycznej zużytej do jazd prywatnych samochodami służbowymi również podczas ich dłuższych nieobecności (np. urlopu macierzyńskiego, dłuższej choroby czy innej długotrwałej nieobecności). Finansowanie to odbywałoby się bez wprowadzania ograniczeń kwotowych czy ilościowych, co w efekcie może spowodować sytuacje, w których pracownik w okresie takiej dłuższej nieobecności zużyje bardzo duże ilości paliwa/energii, sfinansowane w całości przez Spółkę. Spółka rozważa przedmiotową zmianę w kontekście wątpliwości co do tego, czy brzmienie w/w przepisu podatkowego nie daje żadnych wytycznych ani ograniczeń co do limitów wartościowych czy ilościowych sfinansowanego paliwa/energii dla samochodów służbowych użytkowanych prywatnie, w trybie mieszanym. W szczególności, Spółka nie ma pewności prawnej, czy przepis podatkowy nie nakazuje Spółce finansowania przedmiotowego paliwa/energii bez ograniczeń, bez możliwości wprowadzenia ograniczeń wynikających z możliwości finansowo-organizacyjnych Spółki.

Państwa wątpliwości budzi kwestia, czy wydatki poniesione przez Spółkę na finansowanie pracownikom (potencjalnie znacznych) kosztów energii/paliwa do jazd prywatnych podczas ich dłuższych nieobecności będą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodów (z uwzględnieniem limitu 75% wskazanego w art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy o CIT).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, iż zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia”.

Należy mieć na uwadze, że celowość kosztu oznacza jego nakierowanie na osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu. Przy czym za celowe można uznać jedynie takie wydatki, które oceniane przez pryzmat całokształtu okoliczności faktycznych pozwalają na przyjęcie, że zamiarem Państwa w momencie poniesienia wydatku było właśnie albo osiągniecie przychodu albo ewentualnie jego zachowanie, czy też zabezpieczenie. Badanie całokształtu okoliczności faktycznych ma w sprawie kluczowe znaczenie, albowiem kategoria „kosztu podatkowego” nie ma charakteru czysto obiektywnego, rozumianego w sposób formalistyczny, lecz zakłada istnienie elementów subiektywnych zależnych od oceny tych okoliczności.

Państwa zdaniem: „Decyzja o zapewnieniu energii bądź paliwa do celów prywatnych stanowić będzie element polityki kadrowej Spółki (koszty pracownicze). Zapewnienie pracownikom kompleksowych benefitów pozapłacowych – w tym udogodnienia polegającego na zagwarantowaniu pokrycia kosztów paliwa do jazd prywatnych bez ograniczeń, realizując tym samym postulaty załogi (także w czasie urlopów czy innych dłuższych nieobecności) – ma bezpośredni wpływ na budowanie pozytywnych relacji ze stroną społeczną, motywację personelu, lojalność wobec pracodawcy, zmniejszenie rotacji kadr, a także wzmacnia konkurencyjność Spółki na rynku pracy.”

Mając na uwadze całokształt ocenianej sprawy, nie sposób zgodzić się z Państwa stanowiskiem, w myśl którego: „Działania te bezsprzecznie przyczyniają się do zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów Wnioskodawcy. Z uwagi na fakt, że będą to koszty eksploatacji samochodów osobowych, znajdzie do nich zastosowanie ograniczenie z art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy o CIT.”

Odnosząc się do powyższego wskazać należy, iż wydatków poniesionych przez Spółkę na finansowanie pracownikom (potencjalnie znacznych) kosztów energii/paliwa do jazd prywatnych podczas ich dłuższych nieobecności nie mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, gdyż wskazany przez Państwa związek z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów jest niewystarczający.

Samochody, o których mowa we wniosku udostępniane pracownikom do jazd prywatnych podczas ich dłuższych nieobecności (np. urlopu macierzyńskiego, dłuższej choroby czy innej długotrwałej nieobecności) nie będą wykorzystywane w Państwa działalności gospodarczej, ponieważ w tym czasie pracownicy nie będą wykonywali obowiązków służbowych. Zatem poniesione przez Państwa wydatki na finasowanie pracownikom kosztów paliwa/energii do jazd prywatnych w trakcie ich nieobecności nie jest związane z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą, nie przyczynia się do osiągnięcia przychodu, nie służy zachowaniu lub zabezpieczeniu Państwa źródła przychodów.

Tym samym, nie wykazali Państwo racjonalnego związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy tymi wydatkami, a prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą, a jedynie odwołali się Państwo, iż udostępnienie samochodów pracownikom do jazd prywatnych podczas ich dłuższych nieobecności, wpływa na pozytywny Państwa wizerunek na rynku jako pracodawcy, ma bezpośredni wpływ na budowanie pozytywnych relacji ze stroną społeczną, motywację personelu, lojalność wobec pracodawcy, zmniejszenie rotacji kadr, a także wzmacnia konkurencyjność Spółki na rynku pracy.

Nie jest to wystarczająca przesłanka, aby można było uznać ww. wydatki związane z samochodami osobowymi, które nie są użytkowane w działalności gospodarczej Spółki, lecz na cele prywatne pracowników podczas ich dłuższych nieobecności, za koszt uzyskania przychodu. Wykazany w tym zakresie związek jest zbyt daleko odbiegający od realizacji głównego celu wynikającego z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a więc uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła tego przychodu. Pracodawca nie ma pewności, że w związku z udostępnieniem pracownikom przebywającym na urlopie macierzyńskim, dłuższej chorobie czy innej długotrwałej nieobecności ww. samochodów pracownik wróci do pracy po zakończonym urlopie i będzie efektywnie pracował lub wróci na krótko a następnie zmieni pracę, albo zmieni wymiar etatu, co spowoduje, że będzie mniej dyspozycyjny i efektywny. Takie działanie na pewno byłoby nieracjonalne pod względem ekonomicznym i z pewnością nie przyniosłoby oczekiwanych efektów w postaci zysku Spółki, w stosunku do kosztów jakie musieliby Państwo ponieść na zakup samochodów, które zamiast służyć realizacji celów służbowych Spółki, służyłyby wyłącznie celom prywatnym pracowników. Prowadzenie działalności gospodarczej ze swej istoty jest nakierowane na osiągnięcie dochodów oraz opiera się na racjonalnym działaniu, aby ten dochód osiągnąć, a nie na generowaniu kosztów w postaci utrzymywania floty samochodów wyłącznie dla celów prywatnych pracowników, tylko po to aby zachęcić ich do pracy w Spółce. Jest to działanie nieracjonalne i nie spełniające przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zatem wydatki poniesione przez Spółkę na finansowanie pracownikom (potencjalnie znacznych) kosztów energii/paliwa do jazd prywatnych podczas ich dłuższych nieobecności nie mogą stanowić dla Spółki kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

· stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

· zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.