Elektroniczna dokumentacja medyczna: po zmianie z 2025 r. ratownictwo weszło do katalogu …

Nowy tekst jednolity rozporządzenia porządkuje katalog dokumentów, które mają status elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). Najważniejsza zmiana z 2025 r. dotyczy zespołów ratownictwa medycznego: ich dwie karty zostały wprost wpisane do tego katalogu, a okres przejściowy na prowadzenie ich „po staremu” zakończył się 31 grudnia 2025 r. Dla placówek i dostawców systemów IT to dobry moment na sprawdzenie nie tylko listy obsługiwanych dokumentów, lecz także dostępu, procedur i bezpieczeństwa danych zdrowotnych.

Kontekst: dlaczego trzeba czytać dwa akty, a nie tylko tekst jednolity

Podstawą jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 8 maja 2018 r. w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej. Jego aktualne brzmienie opublikowano jako tekst jednolity — czyli urzędowo ujednoliconą wersję aktu, która zbiera w jednym miejscu przepisy podstawowe i późniejsze zmiany.

Obwieszczenie Ministra Zdrowia z 30 lipca 2026 r. ogłasza tekst jednolity z uwzględnieniem nowelizacji z 9 lipca 2025 r. Nie jest to jednak nowa regulacja tworząca odrębne obowiązki. To narzędzie ułatwiające odczytanie obowiązującego tekstu po zmianie.

„ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 8 maja 2018 r. w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej (…) z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 9 lipca 2025 r.”

— Obwieszczenie Ministra Zdrowia z 30 lipca 2026 r., pkt 1

W praktyce tekst jednolity pokazuje, co obecnie znajduje się w § 1 rozporządzenia. Nie pokazuje natomiast wszystkich przepisów przejściowych nowelizacji. Obwieszczenie wyraźnie informuje, że nie obejmuje § 2 i § 3 rozporządzenia zmieniającego z 2025 r. To ważne zwłaszcza dla audytu historycznego albo oceny, od kiedy konkretny proces musiał działać w modelu elektronicznym.

Zmiana weszła w życie 26 lipca 2025 r. Dodała do katalogu EDM dokumenty tworzone w ratownictwie medycznym. Jednocześnie pozwoliła na czasowe prowadzenie ich na dotychczasowych zasadach, ale tylko do końca 2025 r.

„Karta medycznych czynności ratunkowych oraz karta medyczna lotniczego zespołu ratownictwa medycznego mogą być prowadzone na dotychczasowych zasadach do dnia 31 grudnia 2025 r.”

— Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 9 lipca 2025 r., § 2

To oznacza, że przepis przejściowy nie daje już obecnie podstawy do dalszego stosowania dawnego modelu prowadzenia tych kart. Placówka nie powinna więc traktować samego faktu, że tekst jednolity nie zawiera § 2 nowelizacji, jako argumentu za dalszym okresem przejściowym. Przeciwnie: trzeba sięgnąć do aktu zmieniającego, by zobaczyć, że wyjątek był ograniczony datą końcową.

Co dokładnie mówi rozporządzenie: dziewięć rodzajów EDM

Sednem regulacji jest § 1 rozporządzenia z 8 maja 2018 r. Przepis nie opisuje całej dokumentacji medycznej ani nie ustanawia technicznego standardu systemów. Wskazuje natomiast dokumenty, które ustawodawca zalicza do EDM.

„Elektroniczną dokumentację medyczną stanowią:”

— Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej, § 1

Lista obejmuje obecnie dziewięć pozycji:

informację sporządzaną przy odmowie przyjęcia pacjenta do szpitala — zawierającą m.in. rozpoznanie, wyniki badań, przyczynę odmowy, udzielone świadczenia i ewentualne zalecenia;
informację dla lekarza kierującego pacjenta do poradni specjalistycznej albo leczenia szpitalnego;
kartę informacyjną z leczenia szpitalnego;
wyniki badań laboratoryjnych wraz z opisem;
opis innych badań diagnostycznych;
kartę profilaktycznego badania ucznia;
Indywidualny Plan Opieki Medycznej;
kartę medycznych czynności ratunkowych;
kartę medyczną lotniczego zespołu ratownictwa medycznego.

Dwa ostatnie punkty są skutkiem nowelizacji z 2025 r. Zostały dodane jako § 1 pkt 8 i 9.

„8) karta medycznych czynności ratunkowych (…)
9) karta medyczna lotniczego zespołu ratownictwa medycznego (…)”

— Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 9 lipca 2025 r., § 1

Prosto mówiąc: po zmianie katalog EDM obejmuje nie tylko dokumentację z leczenia szpitalnego, poradni, diagnostyki czy opieki szkolnej, ale także dwa wskazane rodzaje dokumentacji ratowniczej. To konkretna zmiana klasyfikacji prawnej dokumentów, a nie jedynie kosmetyczna korekta nazwy.

Praktyczne konsekwencje dla placówek i dostawców IT

Pierwszym zadaniem jest ustalenie, czy organizacja wytwarza którykolwiek z dziewięciu dokumentów wskazanych w § 1. Jeżeli tak, system dokumentacyjny powinien prawidłowo rozpoznawać ten dokument jako EDM, a nie traktować go jak nieformalnej notatki, skanu lub załącznika bez przypisanej kategorii.

Szczególną uwagę powinny zwrócić podmioty uczestniczące w ratownictwie medycznym. W ich przypadku warto zweryfikować, czy oprogramowanie obsługuje zarówno kartę medycznych czynności ratunkowych, jak i kartę medyczną lotniczego zespołu ratownictwa medycznego — zależnie od zakresu działalności danego podmiotu.

Jak to działa w praktyce? Jeżeli dostawca systemu dla zespołu ratownictwa medycznego pozostawił po 31 grudnia 2025 r. proces oparty na „dotychczasowych zasadach”, powinien zostać zapytany, czy jego rozwiązanie uwzględnia już status tych kart jako dokumentów z § 1 pkt 8–9 rozporządzenia. Sama nazwa modułu w systemie nie przesądza o zgodności; istotne jest, czy faktycznie obsługuje on właściwy dokument i umożliwia bezpieczne jego prowadzenie.

Drugi obszar to ochrona danych. Dokumentacja medyczna zawiera dane dotyczące zdrowia, czyli szczególną kategorię danych osobowych. W decyzji UODO dotyczącej naruszenia danych organ wskazał na znaczenie zasad legalności, integralności i poufności oraz obowiązków dotyczących środków technicznych i organizacyjnych — czyli rozwiązań proceduralnych i technicznych, które mają chronić dane.

„Prezes UODO (…) wszczął z urzędu postępowanie administracyjne w zakresie możliwości naruszenia przez Ministra Zdrowia, jako administratora danych, przepisów art. 5 ust. 1 lit. a) i f), art. 5 ust. 2, art. 6 ust. 1, art. 9 ust. 1, art. 24 ust. 1, art. 25 ust. 1, art. 32 ust. 1 i 2 oraz art. 34 ust. 2 w związku z art. 33 ust. 3 rozporządzenia 2016/679”.

— Decyzja Prezesa UODO DKN.5131.32.2023

Dla placówki oznacza to potrzebę praktycznej kontroli: kto ma dostęp do kart, w jakim zakresie, kto nadaje i odbiera uprawnienia oraz czy przekazywanie danych między placówką a dostawcą IT jest objęte procedurami. Dla dostawcy IT oznacza to konieczność jasnego rozdzielenia ról i zapewnienia, aby funkcje systemu nie dawały nieuzasadnionego dostępu do danych medycznych.

Na co uważać: cztery typowe błędy compliance

Po pierwsze: mylenie tekstu jednolitego z nowelizacją. Tekst jednolity pokazuje obecne brzmienie § 1, ale przepis przejściowy o możliwości stosowania dotychczasowych zasad znajduje się w rozporządzeniu zmieniającym. Jego termin już upłynął.

Po drugie: ograniczenie audytu do szpitali. Katalog obejmuje także diagnostykę, profilaktyczne badania uczniów, indywidualne plany opieki oraz dokumenty ratownicze. Zakres weryfikacji powinien odpowiadać rzeczywistej działalności podmiotu.

Po trzecie: uznanie, że EDM to wyłącznie kwestia „formatu pliku”. W świetle przywołanej decyzji UODO ryzyko dotyczy też organizacji dostępu, procedur przekazywania danych i bezpieczeństwa przetwarzania. Elektroniczne prowadzenie dokumentu wymaga więc kontroli procesu, nie tylko wdrożenia aplikacji.

Po czwarte: brak weryfikacji uprawnień po zmianach organizacyjnych. W sprawie DKN.5131.32.2023 badano m.in. procedury przekazywania danych oraz nadawania i odbierania uprawnień. To sygnał, że zarządzanie dostępem powinno być udokumentowane i możliwe do wykazania.

Co to oznacza w praktyce

Zaktualizuj mapę dokumentacji: porównaj dokumenty tworzone w organizacji z dziewięcioma pozycjami z § 1 rozporządzenia.
Sprawdź ratownictwo medyczne: karta medycznych czynności ratunkowych i karta lotniczego zespołu ratownictwa medycznego są obecnie wprost wskazane jako EDM.
Nie opieraj się na wygasłym wyjątku: możliwość prowadzenia tych kart na dotychczasowych zasadach obowiązywała tylko do 31 grudnia 2025 r.
Przeprowadź wspólny audyt medyczno-IT: sprawdź funkcje systemu, role użytkowników, odbieranie uprawnień i obieg danych między placówką a dostawcą.
Zachowaj ślad zgodności: warto dokumentować ustalenia, wdrożenia i decyzje dotyczące dostępu do EDM — zwłaszcza tam, gdzie system przetwarza dane o zdrowiu.

Elektroniczna dokumentacja medyczna: po zmianie z 2025 r. ratownictwo weszło do katalogu EDM