KRK po tekście jednolitym: kiedy wolno żądać zaświadczenia o niekaralności, a kiedy lepie…

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego nie jest uniwersalnym dokumentem rekrutacyjnym, którego pracodawca może wymagać „na wszelki wypadek”. Po ogłoszeniu tekstu jednolitego ustawy o KRK zasady nie zostały od nowa zmienione — zostały uporządkowane w jednym akcie. Kluczowe pozostaje więc pytanie praktyczne: czy dla konkretnego stanowiska, osoby albo postępowania istnieje wyraźna podstawa ustawowa, aby sprawdzać karalność.

Kontekst: tekst jednolity porządkuje prawo, nie tworzy nowego obowiązku

Obwieszczenie Marszałka Sejmu z 20 lutego 2024 r. ogłosiło jednolity tekst ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym. Tekst jednolity to urzędowo uporządkowane brzmienie ustawy, uwzględniające wcześniejsze zmiany. Samo jego ogłoszenie nie oznacza więc, że wszyscy pracodawcy albo zamawiający uzyskali nowe prawo do masowego żądania zaświadczeń.

Punktem wyjścia jest to, czym w ogóle jest KRK. Nie jest to wyłącznie rejestr osób skazanych. Zgodnie z art. 1 ust. 2 ustawy obejmuje on szerszy katalog danych, m.in. o osobach prawomocnie skazanych, wobec których warunkowo umorzono postępowanie, tymczasowo aresztowanych czy poszukiwanych listem gończym. Ustawa gromadzi też dane o podmiotach zbiorowych — czyli m.in. spółkach lub innych organizacjach — wobec których orzeczono określone sankcje.

Treść art. 1 ust. 2 pkt 1–3 pokazuje podstawowy zakres rejestru:

„W Rejestrze gromadzi się dane o osobach: 1) prawomocnie skazanych za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe; 2) przeciwko którym prawomocnie warunkowo umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe; 3) przeciwko którym prawomocnie umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe na podstawie amnestii;”

— art. 1 ust. 2 pkt 1–3 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym

W praktyce „zaświadczenie o niekaralności” jest potocznym określeniem informacji z KRK. Dokument nie powinien być traktowany jako swobodne narzędzie do badania przeszłości każdego kandydata. Dotyczy danych o szczególnie wrażliwym dla prywatności charakterze: informacji o karalności i przebiegu spraw karnych.

Co dokładnie mówią przepisy o dostępie do KRK

Ustawa o KRK rozdziela dwie zasadniczo różne sytuacje.

Po pierwsze, osoba fizyczna może uzyskać informację o sobie. To ważne także wtedy, gdy chce samodzielnie sprawdzić swój status przed rekrutacją, ubieganiem się o uprawnienie zawodowe albo złożeniem dokumentów w postępowaniu administracyjnym.

Po drugie, informację o innej osobie mogą uzyskiwać podmioty wskazane w ustawie, w tym organy publiczne działające w zakresie swoich ustawowych zadań. Dla pracodawcy prywatnego najważniejsza jest reguła z art. 6 i art. 7 ustawy o KRK: żądanie danych o karalności kandydata lub pracownika musi wynikać z przepisu szczególnego. Sam interes firmy, ostrożność biznesowa, odpowiedzialność za mienie czy ogólne hasło „bezpieczeństwo” nie zastępują przepisu.

To samo wynika z zasad zatrudnienia. Art. 22¹ Kodeksu pracy określa, jakich danych pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę i od pracownika. Dane o karalności nie należą do standardowego pakietu rekrutacyjnego. Mogą być pozyskane, gdy obowiązek albo możliwość ich uzyskania przewiduje przepis rangi ustawy.

Równolegle działa art. 10 RODO, czyli unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Przepis ten szczególnie chroni dane o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa. Przetwarzanie takich danych wymaga podstawy wynikającej z prawa i odpowiednich zabezpieczeń. W praktyce oznacza to, że formularz rekrutacyjny z polem „czy był(a) Pan/Pani karany(a)?” nie staje się legalny tylko dlatego, że kandydat zaznaczy zgodę.

Najbezpieczniejsza reguła dla organizacji brzmi: najpierw wskazać konkretny przepis, następnie określić konkretną osobę i cel, a dopiero potem żądać dokumentu.

Rekrutacja: kiedy zaświadczenie może być potrzebne

Przepisy szczególne przewidują wymagania dotyczące niekaralności dla wybranych zawodów, funkcji i rodzajów działalności. Wśród wskazywanych regulacji znajdują się m.in. przepisy dotyczące pracy z małoletnimi, nauczycieli, pracowników ochrony, transportu drogowego, pomocy społecznej, działalności ubezpieczeniowej i przeciwdziałania praniu pieniędzy.

W takich sytuacjach pracodawca nie działa dlatego, że „chce lepiej poznać kandydata”, lecz dlatego, że ustawa uzależnia dopuszczenie do określonej pracy lub funkcji od spełnienia warunku niekaralności albo pozwala ten warunek zweryfikować.

Przykładowo, przy pracy związanej z ochroną małoletnich szczególne przepisy mogą wymagać sprawdzenia kandydata. Inaczej będzie jednak w zwykłej rekrutacji do działu sprzedaży, administracji, księgowości czy magazynu, jeżeli dla danego stanowiska nie ma ustawowego wymogu niekaralności. W tej drugiej sytuacji pracodawca nie powinien dopisywać zaświadczenia z KRK do listy standardowych dokumentów.

Warto również odróżnić żądanie dokumentu od oświadczenia. Jeżeli przepis wymaga informacji z KRK, pracodawca nie powinien zastępować jej szerokim pytaniem o całą historię karną kandydata. Cel i zakres weryfikacji muszą odpowiadać konkretnemu wymogowi ustawy.

Zamówienia publiczne: KRK nie dla całej załogi wykonawcy

W zamówieniach publicznych dokumenty z KRK mogą służyć potwierdzaniu braku podstaw wykluczenia wykonawcy. Reguły te wynikają przede wszystkim z art. 108–110 oraz art. 124–125 Prawa zamówień publicznych.

Istotne jest jednak, kogo dotyczy sprawdzenie. Co do zasady chodzi o wykonawcę oraz określone osoby związane z jego reprezentacją lub zarządzaniem — przykładowo członków organu zarządzającego, prokurentów albo osoby uprawnione do reprezentowania. Nie oznacza to automatycznie prawa zamawiającego do żądania informacji z KRK od wszystkich pracowników firmy składającej ofertę.

Ten szczegół ma duże znaczenie dla proporcjonalności. Zamawiający powinien żądać tylko tych dokumentów i tylko od tych osób, które są potrzebne do weryfikacji ustawowych przesłanek wykluczenia. Nie wolno rozszerzać tego obowiązku na cały personel wykonawcy wyłącznie dlatego, że osoby te będą realizować umowę.

Inny przykład szczególnej regulacji pokazuje uchwała KNF dotycząca zezwoleń dla banków. W przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną bank dołącza do wniosku także dokument o niekaralności. Przepis wskazuje przy tym termin aktualności dokumentu:

„zaświadczenie o niekaralności wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed datą złożenia wniosku o wydanie zezwolenia”

— § 3 pkt 2 uchwały nr 359/2012 Komisji Nadzoru Finansowego

To dobry przykład właściwego podejścia: obowiązek jest związany z określoną procedurą, konkretną kategorią osoby oraz konkretnym momentem czasowym. Nie jest ogólnym upoważnieniem do zbierania danych o karalności.

Zatarcie skazania: dlaczego stare skazanie nie powinno wracać w rekrutacji

Szczególną granicą weryfikacji jest zatarcie skazania. Jest to instytucja prawa karnego oznaczająca, że po spełnieniu ustawowych warunków skazanie uważa się za niebyłe, a wpis jest usuwany z KRK.

Prezes UODO wyjaśnił tę konsekwencję jednoznacznie:

„Osoba skazana od momentu zatarcia skazania ma prawo twierdzić, że nie była karana, a żadna instytucja nie może ograniczyć jej praw z powołaniem się na karalność.”

— decyzja Prezesa UODO ZSOŚS.440.5.2018

Prostym językiem: jeżeli skazanie zostało zatarte, nie wolno traktować danej osoby tak, jakby nadal była osobą karaną. Pracodawca nie może budować negatywnej decyzji kadrowej na podstawie informacji, która — z punktu widzenia skutków zatarcia — nie powinna już obciążać tej osoby.

Decyzja odróżnia przy tym KRK od Krajowego Systemu Informacyjnego Policji (KSIP). KSIP jest wewnętrznym systemem Policji, służącym jej ustawowym zadaniom, a nie źródłem informacji dla pracodawców czy kontrahentów.

„O ile bowiem dostęp do informacji o karalności osoby z KRK ma charakter powszechny, to informacje pozyskane i wytworzone przez organy Policji w KSIP są zamkniętym, ogólnie niedostępnym zbiorem informacji i danych”

— decyzja Prezesa UODO ZSOŚS.440.92.2018

„Powszechny” dostęp do informacji z KRK nie oznacza więc, że każdy może sprawdzać każdego. Oznacza tylko, że ustawa przewiduje procedury udzielania informacji — ale wyłącznie podmiotom i na zasadach, które sama określa.

Na co uważać przy żądaniu informacji z KRK

Najczęstszy błąd polega na odwróceniu kolejności: organizacja najpierw postanawia żądać zaświadczeń, a dopiero później szuka uzasadnienia. Prawidłowo należy zacząć od podstawy prawnej.

W praktyce warto odpowiedzieć na cztery pytania:

Jaki konkretny przepis szczególny pozwala albo nakazuje sprawdzić niekaralność? Bez wskazania przepisu żądanie jest ryzykowne.
Kogo przepis obejmuje? Nie każda osoba zatrudniona w organizacji lub pracująca przy realizacji umowy musi być objęta weryfikacją.
W jakim celu dokument jest potrzebny? Cel powinien być ściśle związany z konkretnym stanowiskiem, funkcją albo postępowaniem.
Czy zakres danych nie jest szerszy niż niezbędny? Nie należy gromadzić zaświadczeń „do akt” na przyszłość ani kopiować dokumentów bez realnej potrzeby.

Co to oznacza w praktyce

Pracodawca nie powinien rutynowo wymagać informacji z KRK od każdego kandydata; potrzebuje wyraźnej podstawy ustawowej dla danego stanowiska.
Kandydat może sam uzyskać informację o sobie z KRK, ale dobrowolne przedłożenie dokumentu nie usuwa obowiązku pracodawcy, by wykazać podstawę jego żądania i przetwarzania.
W zamówieniach publicznych weryfikacja z KRK dotyczy zwykle wykonawcy i osób wskazanych przez przepisy, a nie całej załogi przedsiębiorstwa.
Dokument należy powiązać z konkretnym celem i konkretną osobą; gromadzenie danych o karalności „na zapas” wykracza poza ten cel.
Po zatarciu skazania osoba ma prawo twierdzić, że nie była karana. Stare skazanie nie może być podstawą ograniczania jej praw.

KRK po tekście jednolitym: kiedy wolno żądać zaświadczenia o niekaralności, a kiedy lepiej tego nie robić